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Condividere un file PDF con accesso riservato e restrizioni

Necessità

Se abbiamo la necessità di condividere un file PDF, ad una o più persone, con accesso riservato ed in sola lettura, in modo tale che queste possano semplicemente visualizzarlo impedendo loro la possibilità di scaricarlo, copiarlo, stamparlo o semplicemente ri-condividerlo ad altre persone possiamo utilizzare Drive di Google.

Consentito:

  • Visualizzare in sola lettura
  • Accesso Riservato

Non Consentito:

  • Download
  • Stampa
  • Copia
  • Condivisione

Condizioni

  • Ogni singola persona con cui vogliamo condividere il file deve disporre di un Account Google per poterlo visualizzare.

Procedura

Dopo aver caricato su Drive il file PDF che vogliamo condividere, accediamo al menù contestuale con il tasto destro e selezioniamo Condividi

drive condividi
Google Drive – Condividi documento

Passiamo alla visualizzazione avanzata della maschera premendo Avanzate in basso a destra.

funzioni avanzate drive
Condividi con altri utenti – Avanzate

Nella sezione Chi ha accesso di default dovremmo avere l’icona di un lucchetto con la dicitura “Privato – Solo tu puoi accedere” e al di sotto il nostro utente identificato con la frase: “E’ il proprietario”

drive invita persone
Impostazioni di condivisione – Invita persone

Possiamo quindi inserire nel campo “Invita Persone” gli indirizzi e-mail e cambiamo l’opzione da modifica in visualizza

Nella sezione Impostazioni Proprietario selezioniamo entrambe le caselle al fine di limitare i permessi delle persone invitate e di disabilitare il download, la stampa e la copia del nostro documento pdf.

Impostazioni di condivisione - Assegna permessi
Impostazioni di condivisione – Assegna permessi

Confermiamo il tutto premendo il tasto Invia. Automaticamente tutte le persone invitate riceveranno una email con il link diretto al nostro file condiviso.

Attenzione

Nel caso avessimo aggiunto persone che non dispongono di un Account Google ci apparirà questa maschera di notifica:

drive account google mancante
Notifica mancanza Account Google

In questo caso dobbiamo annullare e, una volta tornati sulla maschera precedente, rimuovere l’indirizzo (o gli indirizzi) dall’elenco delle persone invitate.

Se per errore procediamo premendo Invia con una delle 2 opzioni elencate, verrà mandata una mail con l’invito di accedere al file a chiunque abbia quel link. Quindi se l’email viene inoltrata ad altri destinatari questi avranno la possibilità di visualizzare il file.

Se eliminiamo la persona senza account dall’elenco nella condivisione, il collegamento al nostro file che hha ricevuto con la mail non sarà più valido.

Avvertenze

  • È possibile rimuovere una o più persone dalla condivisione.
  • Eliminando il file, questo finirà nel cestino di Drive ma rimarranno comunque impostate le opzioni di condivisione. Affinché il file non possa più essere visionato è necessario eliminarlo definitivamente dal cestino.